Tupoksi Badan Pengurus Unio KA
UnioKeuskupanAtambua.com – Tugas Pokok dan Fungsi (Tupoksi) serta Garis Komando dan Garis Koordinasi Pengurus Unio Keuskupan Atambua (KA)
Ketua Unio Keuskupan Atambua (KA)
Tupoksi
Ketua Unio KA bertanggung jawab atas kepemimpinan umum dalam organisasi Unio KA. Ia berperan dalam mengarahkan kebijakan, merumuskan visi dan misi, serta memastikan bahwa Unio berfungsi sesuai dengan tujuan pastoral dan kesejahteraan para imam diosesan. Selain itu, Ketua bertindak sebagai representasi resmi dalam hubungan dengan Uskup, Keuskupan, serta Unio Nasional.
Garis Komando
Memiliki otoritas tertinggi dalam struktur Unio KA dan memberikan arahan kepada seluruh pengurus serta anggota.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi langsung dengan Uskup, para penasihat, dan semua pengurus Unio untuk memastikan pelaksanaan program berjalan dengan baik.
Wakil Ketua Unio KA
Tupoksi
Membantu Ketua dalam menjalankan tugas-tugas kepemimpinan serta menggantikan Ketua jika berhalangan. Ia juga bertanggung jawab atas pelaksanaan program yang telah ditetapkan serta membangun komunikasi dengan para anggota Unio KA di seluruh dekenat.
Garis Komando
Menerima arahan dari Ketua dan melaksanakan tugas yang diberikan kepadanya.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Sekretaris, Bendahara, serta para penghubung dekenat untuk memastikan keberlangsungan program Unio.
Sekretaris I Unio KA
Tupoksi
Bertanggung jawab atas administrasi organisasi, menyusun surat-menyurat, menyimpan dokumen resmi, serta mendokumentasikan hasil rapat. Ia juga memastikan komunikasi internal berjalan dengan lancar.
Garis Komando
Menerima arahan dari Ketua dan Wakil Ketua dalam pelaksanaan tugas administrasi.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Sekretaris II serta para penghubung dekenat dalam pendataan dan penyampaian informasi penting.
Sekretaris II Unio KA
Tupoksi
- Mendampingi Sekretaris I dalam tugas administrasi serta menggantikannya apabila berhalangan. Ia juga bertanggung jawab dalam membantu pelaksanaan komunikasi antara pengurus dan anggota.
- Mengeluarkan surat ke Ekonom untuk potongan dari RC; bagi Paroki yang RCnya tidak minus
Garis Komando
Menerima arahan dari Ketua, Wakil Ketua, dan Sekretaris I.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Sekretaris I, Bendahara, dan para penghubung dekenat untuk memastikan kelancaran administrasi.
Bendahara I Unio KA
Tupoksi
- Mengelola keuangan Unio KA, termasuk pencatatan pemasukan dan pengeluaran, menyusun laporan keuangan, serta memastikan penggunaan dana sesuai dengan perencanaan yang telah disepakati.
- Mengingatkan Anggota Unio untuk Iuran bekerja sama dengan para Penghubung Dekenat untuk kelancaran pengumpulan Iuran Unio
Garis Komando
Menerima arahan dari Ketua dan bertanggung jawab langsung kepada Ketua mengenai keuangan Unio.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Bendahara II, Ketua, dan pengurus lain dalam perencanaan serta realisasi anggaran.
Bendahara II Unio KA
Tupoksi
- Membantu Bendahara I dalam pengelolaan keuangan dan menggantikannya apabila berhalangan. Juga berperan dalam pengawasan penggunaan dana dalam berbagai kegiatan Unio.
- Berurusan dengan keuangan;…..dengan potongan dari RC, apabila diperlukan dengan catatan rekomendasi dari Pastor Paroki
- Paroki yang minus RC, maka diinformasikan untuk dimintakan uang tunai
- Manejemen asset Unio (Tanah, Finansial)
Garis Komando
Menerima arahan dari Bendahara I dan Ketua Unio.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Bendahara I, Sekretaris, dan penghubung dekenat dalam hal keuangan.
Para Penghubung Dekenat Unio KA (Dekenat Kefa, Dekenat Belu, Dekenat Malaka, dan Dekenat Mena)
Tupoksi
- Bertindak sebagai penghubung antara pengurus Unio KA dengan para imam di masing-masing dekenat. Mereka bertugas menyampaikan informasi, mendata kebutuhan, serta melaporkan perkembangan kegiatan Unio di tingkat dekenat.
- Memfasilitasi dan melaksanakan kegiatan persaudaraan di tingkat Dekenat
- Mendata para Imam Projo yang bertugas di Paroki-Paroki per Dekenat
Garis Komando
Menerima arahan dari Ketua dan Wakil Ketua Unio KA.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Sekretaris, Bendahara, dan para imam di masing-masing dekenat untuk memastikan program Unio berjalan baik di tingkat lokal.
Pengurus OGF (On-Going Formation) Unio KA
Tupoksi
Pengurus OGF bertanggung jawab atas penyelenggaraan program Bina Lanjut bagi para Imam Diosesan Keuskupan Atambua dalam berbagai tingkatan usia imamat. Program ini bertujuan untuk memperdalam spiritualitas, memperkaya wawasan pastoral, serta meningkatkan solidaritas dan kebersamaan di antara para imam.
Tugas utama pengurus OGF meliputi
- Merancang dan Menyelenggarakan Program Bina Lanjut Menyesuaikan program sesuai dengan tingkatan usia imamat (0-5 tahun, 6-10 tahun, 11-20 tahun, 21+ tahun).
- Menyelenggarakan retret tahunan, rekoleksi berkala, seminar teologis, dan lokakarya pastoral.
- Memfasilitasi pertemuan persaudaraan yang bersifat informal guna mempererat kebersamaan.
- Mengembangkan dan Menyediakan Materi Pembinaan Menghadirkan narasumber dari dalam dan luar Keuskupan untuk memberikan wawasan baru dalam kehidupan imamat.
- Menyediakan bahan bacaan, refleksi, serta studi dokumen gereja terkait kehidupan imamat dan pelayanan pastoral.
- Mendukung Kesejahteraan dan Penguatan Solidaritas Imam Memfasilitasi sesi berbagi pengalaman bagi para imam berdasarkan jenjang usia imamat mereka.
- Mendorong pendampingan bagi imam-imam muda dan para imam yang mengalami kesulitan dalam pelayanan.
- Mengembangkan Sistem Evaluasi Program Menyusun laporan berkala tentang efektivitas program OGF dan dampaknya bagi imam diosesan.
- Mengadakan pertemuan evaluasi dengan Ketua dan pengurus Unio untuk meningkatkan mutu pembinaan.
Garis Komando
- Menerima arahan langsung dari Ketua dan Wakil Ketua Unio KA terkait pelaksanaan program bina lanjut.
- Bertanggung jawab kepada Ketua Unio KA dalam memastikan setiap kegiatan OGF berjalan sesuai dengan kebutuhan imam diosesan.
Garis Koordinasi
- Berkoordinasi erat dengan seluruh pengurus Unio KA, khususnya Sekretaris untuk administrasi dan Bendahara untuk pendanaan program.
- Berkoordinasi dengan para imam peserta dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan usia imamat mereka.
- Bekerja sama dengan Uskup atau perwakilan Keuskupan, terutama dalam aspek kebijakan formasi imam dan dukungan moral-spiritual.
- Mengundang dan bekerja sama dengan narasumber eksternal, baik dari lingkup akademis, pastoral, maupun spiritual untuk meningkatkan kualitas pembinaan.
- Pengurus OGF berperan strategis dalam menjaga kualitas kehidupan imamat para imam diosesan, dengan pendekatan berbasis spiritualitas, intelektual, emosional, dan persaudaraan pastoral.
Para Penasihat Unio KA
Tupoksi
Memberikan arahan dan bimbingan bagi pengurus dalam menjalankan tugas mereka. Para penasihat biasanya terdiri dari imam senior yang memiliki pengalaman dalam pelayanan serta organisasi gerejawi.
Garis Komando
Tidak memiliki otoritas komando langsung, tetapi berperan dalam memberikan nasihat kepada Ketua dan pengurus lainnya.
Garis Koordinasi
Berkoordinasi dengan Ketua, Wakil Ketua, dan pengurus lainnya dalam memberikan masukan strategis dan arahan moral bagi organisasi Unio KA.
Bidang Dokumentasi dan Publikasi
Tugas Pokok
Bidang Dokumentasi dan Publikasi bertugas dalam mengelola, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi terkait kegiatan, karya pastoral, dan dinamika Unio Keuskupan Atambua melalui berbagai media komunikasi.
Fungsi
Untuk menjalankan tugasnya, bidang ini memiliki beberapa fungsi utama:
Dokumentasi
- Mengumpulkan, menyimpan, dan mengarsipkan dokumen tertulis, foto, dan video dari setiap kegiatan resmi Unio Keuskupan Atambua.
- Membuat laporan dokumentasi untuk kegiatan-kegiatan penting seperti rekoleksi, retret, rapat tahunan, dan acara pastoral lainnya.
- Menyusun kronik perjalanan Unio Keuskupan Atambua sebagai arsip sejarah organisasi.
- Berkoordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan keabsahan dan kelengkapan dokumen yang didokumentasikan.
Publikasi
- Menyusun dan menyebarluaskan berita serta informasi tentang kegiatan Unio Keuskupan Atambua melalui media cetak, digital, dan elektronik.
- Mengelola media komunikasi Unio, termasuk website, buletin, media sosial, dan publikasi resmi lainnya.
- Menyiapkan bahan publikasi berupa artikel, refleksi teologis, wawancara, dan liputan kegiatan Unio.
- Mengembangkan strategi komunikasi dan publikasi untuk meningkatkan keterlibatan umat dalam memahami karya pastoral Unio.
Kehumasan dan Media
- Menjalin komunikasi dengan media lokal maupun nasional dalam menyebarluaskan informasi tentang Unio Keuskupan Atambua.
- Menyediakan rilis pers dan informasi resmi terkait kebijakan serta sikap Unio terhadap isu-isu sosial-keagamaan.
- Menyusun pedoman etika komunikasi dan publikasi untuk menjaga keakuratan serta kesesuaian dengan ajaran Gereja.
- Mengelola wawancara dan publikasi resmi dari Ketua Unio atau perwakilan yang berwenang.
Pengembangan Kapasitas dan Teknologi Informasi
- Mengadakan pelatihan bagi anggota Unio dalam bidang jurnalistik, fotografi, videografi, dan pengelolaan media.
- Mengembangkan sistem digitalisasi arsip untuk kemudahan akses dan pelestarian dokumen Unio.
- Menggunakan teknologi komunikasi terbaru guna meningkatkan efektivitas publikasi dan penyebaran informasi.
oleh Sekretaris Unio KA